Семінар-тренінг для спеціалістів швейної галузі

Задача:

В середині жовтня ми отримали замовлення на організацію семінару-тренінгу наприкінці місяця. Тема: «Успішне ведення бізнесу у швейній галузі». 50% учасників були з Києва, а ще 50% приїхали з різних міст України. Всі учасники семінару вже мають свій бізнес у швейній галузі - різного типу ательє, у тому числі і виробництво спеціалізованого одягу, туристичних наметів і т.д. Замовником виступав тренер, якому потрібна була професійна допомога в організації семінару. Необхідно було надати зручне приміщення, мультимедійне обладнання, забезпечити харчуванням, скласти регламент, проінформувати учасників, забезпечити поселення тренера та гостей, які приїхали до Києва.

«Ділові заходи ми проводимо часто, тому все пройшло без проблем. Цікаво було те, що замовника ми вперше побачили тільки в день заходу. Всі обговорення і прийняття рішень проходили за допомогою сучасних засобів комунікації: електронна пошта, скайп, мобільний зв'язок.»

Марія, івент-менеджер

Дата проведення:

30 жовтня 2013

Кількість учасників:

50 чоловік

Місце проведення:

3-х зірковий готель, м.Київ

Час проведення:

10:00 – 20:00

Відгук замовника про захід

«Велике дякую за гарно зроблену роботу. Семінар пройшов на відмінно. Я не переймався за організаційні питання, зосередився на доповіді, спілкуванню з аудиторією та на досягненні мети. Я не перевіряв обладнання, бо був впевнений, що воно готове до роботи. Я не запрошував кожного учасника в залу, мені допомагала Марія, яка всіх вчасно запрошувала і слідкувала, щоб я розпочав вчасно згідно регламенту. Я не слідкував за годинником, бо Марія допомагала з чарівними стоп-табличками і німими підказками, які бачив тільки я. Я не займався поселенням. Отже, я отримував задоволення від своєї роботи, а організацією і контролем займалася Марія. За це їй і моя подяка. Вона знає свою справу і прекрасно з нею справляється.»

Сікін Павло Петрович тренер семінару

В результаті детального інтерв’ю, ми дізналися дату проведення заходу, склад і кількість учасників, пріоритети в розташуванні конференц-зали, вимоги стосовно харчування і поселення, особливості технічного забезпечення, а також інші деталі.


В комерційній пропозиції ми надали декілька варіантів місць проведення, з яких замовник і обирав найбільш вдалий. Семінар вирішили проводити в оновленому трьохзірковому готелі біля метро. Ми обов’язково особисто перевіряємо фізичний стан зали, доставляємо обладнання і перевіряємо його на місці, контролюємо якість харчування. Зранку в день семінару івент-менеджер зустрів тренера, його помічника і учасників, допоміг з поселенням. Ми подбали про раннє поселення до семінару, а не о 14.00 згідно світової практики.



Перевірили ще раз чи готове приміщення і вся необхідна техніка. За 15 хвилин до зазначеного часу почали збиратися учасники. При вході їх зустрічав наш івент-менеджер і проводжав до столу регістрації. Протягом дня семінару івент-менеджер слідкував за своєчасним проведенням кава-брейків та перевіряв готовність фуршетів. Важливо стежити, щоб захід проходив згідно регламенту і давати тренеру непомітні німі підказки під час його роботи. Семінар пройшов плідно, на високому рівні, тренер не відволікався на організаційні питання і вся його увага була спрямована виключно на учасників заходу.