Організація та проведення конференцій


організація конференцій

ZЕФIR Event Studio пропонує послуги з організації конференцій у Києві та за кордоном. А саме - бездоганну організацію бізнес-конференцій різної тематики під ключ.

Наші послуги:

  • організація ділових конференцій будь-якої тематики;
  • організація конференцій за кордоном.

Що включає в себе організація конференції?

Розробка концепції та максимально продуктивної програми заходу;

Підбір та оформлення конференц-залу згідно з тематикою;

Трансфер і розміщення учасників;

Кейтеринг (харчування);

Розробка та виготовлення поліграфічної продукції;

Забезпечення технічної підтримки заходу;

Надання послуг перекладача і гіда;

Інформаційна та PR-підтримка;

Організація фото і відео зйомки і багато іншого.

Але це все деталі. Головне в організації подій: наукової чи професійної конференції - це рівень заходу, те, як себе почувають учасники та гості конференції. Адже багато в чому саме від цього залежить продуктивність конференції.

Тому головна мета нашої компанії з організації конференцій - забезпечити максимальний комфорт для кожного учасника заходу.

Як ми досягаємо цієї мети?

Вивчаємо цілі і завдання конференції, аудиторію.

Виходячи з цього, підбираємо конференц-зал і розробляємо програму заходу.


Зустріч учасників

При необхідності можемо організувати зустріч і супровід всіх учасників від початку і до кінця заходу. А також надати перекладача.

Допомога в організації конференції також включає в себе забезпечення дозвілля учасників.

Ретельно плануємо кожну подію.

Намагаємося передбачити будь-які несподіванки і перестрахуватися.

Для нас немає дрібниць. Важливо все: як виставлено світло в приміщенні, де і як будуть роздаватися інформаційні матеріали, наскільки чітко організована робота press-room і ще тисяча дрібниць, які необхідно передбачити і проконтролювати.

Етапи створення заходу

Через 1 годину

2-3 дні

3-10 днів, залежить від складності заходу

Через 2-3 дні після заходу

За 2-5 днів до заходу, залежить від складності

Отримали замовлення

Спілкування з Клієнтом, уточнення деталей, постановка задачі.

Створення 2-3 концепцій заходу

Попереднє бронювання пропонованих місць проведення, а також транспорту, обладнання, ведучих, артистів і т.д.

Калькуляція попередньої вартості для кожної концепції. Оформлення комерційної пропозиції.

Затвердження сценарного плану Клієнтом.

Детальне опрацювання обраної концепції. Написання сценарного плану і таймінгу заходу.

Підписання договору про надання послуг. Внесення оплати і підтвердження броні.

Вибір і затвердження концепції з Клієнтом.

Виїзд до місця проведення, перевірка обладнання і локації. Генеральна репетиція.

Доставка реквізиту та обладнання до місця проведення.

Успішне проведення заходу.

Надання фото і відео матеріалів Клієнту, отримання відгуків від Клієнта.

Підписання акту
виконаних робіт.

Багато в чому саме завдяки такому підходу наші клієнти залишаються задоволені результатом.

«... Чіткі і злагоджені дії співробітників Вашої компанії допомогли нам сконцентруватися на самому заході, не відволікаючись на організаційні питання.»

Авіакомпанія «Сибір»

Прихована вигода для нових та постійних клієнтів

Наша робота не закінчується із завершенням конференції. Після кожного заходу ми аналізуємо, що у нас добре вийшло, а що можна було б зробити ще краще. У чому були відмінності саме вашої аудиторії, які особливості майданчика. Все це дозволяє нам краще зрозуміти вас і зробити так, щоб майбутній захід затьмарив собою попередній.

Ви зацікавлені в проведенні продуктивної конференції?

Наше агентство з організації конференцій готове допомогти вам. Щоб дізнатися приблизну вартість заходу і залишити замовлення, заповніть цю просту форму.