Услуги по проведению конференций

организация конференций

ZЕФIR Event Studio предлагает услуги по проведению конференций в Киеве и за рубежом. А именно - организация бизнес конференций различной тематики под ключ безупречно проводится нашими специалистами.

Наши услуги:

  • организация бизнес конференций любой тематики;
  • организация конференций за границей.

Что включает в себя организация конференции?

Разработка концепции и максимально продуктивной программы мероприятия;

Подбор и оформление конференц-зала согласно тематике;

Трансфер и размещение участников;

Кейтеринг (питание);

Разработка и изготовление полиграфической продукции;

Обеспечение технической поддержки мероприятия;

Предоставление услуг переводчика и гида;

Информационная и PR-поддержка;

Организация фото- и видеосъемки и многое другое.

Но это все детали. Главное в организации научной или профессиональной конференции – это уровень мероприятия, то, как себя чувствуют участники и гости конференции. Ведь во многом именно от этого зависит продуктивность конференции.

Поэтому главная цель (нашей) компании оказывающей услуги по проведению конференций – обеспечить максимальный комфорт для каждого участника мероприятия

Как мы добиваемся цели конференции?

Изучаем цели и задачи конференции, аудиторию

Исходя из этого, подбираем конференц-зал и разрабатываем программу, без которой невозможно проведение конференции.


Встреча участников

При необходимости можем организовать встречу и сопровождение всех участников от начала и до конца мероприятия. А также предоставить переводчика.

Помощь в организации международной конференции также включает в себя обеспечение досуга участников.

Экскурсии по Киеву и другим городам Украины









Тщательно планируем каждое событие

Стараемся предусмотреть любые неожиданности и перестраховаться.

Для нас нет мелочей. Важно все: как выставлен свет в помещении, где и как будут раздаваться информационные материалы, насколько четко организована работа press-room и еще тысяча мелочей. Только так проведение конференции является контролируемым процессом.

Этапы создания мероприятия

Через 1 час

2-3 дня

3-10 дней, зависит от сложности мероприятия

Через 2-3 дня после мероприятия

За 2-5 дней до мероприятия, зависит от сложности

Получили заявку

Общение с Клиентом, уточнение деталей, постановка задачи.

Создание 2-3 концепций мероприятия

Предварительное бронирование предлагаемых мест проведения, а также транспорта, оборудования, ведущих, артистов и тд..

Калькуляция предварительной стоимости для каждой концепции. Оформление коммерческого предложения.

Утверждение сценарного плана Клиентом.

Детальная проработка выбранной концепции. Написание сценарного плана и тайминга мероприятия.

Подписание договора об оказании услуг. Внесение оплаты и подтверждение брони.

Выбор и утверждение концепции с Клиентом.

Выезд к месту проведения, проверка оборудования и локации. Генеральная репетиция.

Доставка реквизита и оборудования к месту проведения.

Успешное проведение мероприятия.

Предоставление фото и видео материалов Клиенту, получение отзывов от Клиента

Подписание акта выполненных работ.

Во многом именно благодаря такому подходу наши клиенты остаются довольны результатом.

«… Четкие и слаженные действия сотрудников Вашей компании помогли нам сконцентрироваться на самом мероприятии, не отвлекаясь на организационные вопросы.»

Авиакомпания «Сибирь»

Скрытая выгода для новых и постоянных клиентов

Наша работа не заканчивается с завершением конференции. После каждого мероприятия мы анализируем, что у нас хорошо получилось, а что можно было бы сделать еще лучше, оказывая услуги по проведению конференций. В чем были отличия именно вашей аудитории, какие особенности площадки. Все это позволяет нам лучше понять вас и сделать так, чтобы последующее мероприятие (тренинги, инсентив туры и др.) затмило собой предыдущее.

Вы заинтересованы в проведении продуктивной конференции?

Организация конференции теперь не будет отнимать ваше время и силы, оставьте эти заботы нам. Чтобы узнать примерную стоимость мероприятия и оставить заявку, заполните эту простую форму.

Организация международных конференций в Украине и за рубежом

Организация международных конференций – наиболее ответственная задача, где все должно быть безупречно. – И главное здесь – повысить авторитет компании, которая инициировала данное мероприятие.

Мы это отлично понимаем, поэтому просчитываем каждый свой шаг.

  • Продумываем все – от подбора и оформления зала
  • до аренды звукового, светового оборудования,
  • системы синхронного перевода,
  • привлечения влиятельных людей – ученых, бизнесменов.
  • Безупречными должны быть пригласительные – письма, буклеты, уведомления, качественными – подарки и сувениры.
  • Проведение конференций и семинаров от нашей компании предусматривает услуги переводчиков,
  • организацию фуршетов, кофе-брейков,
  • услуги охраны,
  • встречу и трансфер участников,
  • услуги личных ассистентов для каждого гостя и многое другое.

Обращайтесь – мы работаем в Украине, а также в других странах мира.